尾牙活動企劃需求怎麼寫？給活動公司的詢價清單
「我們大概 200 人，想辦一場有質感又熱鬧的尾牙，請先提案和報價。」這種訊息活動公司每天都收得到。問題是，有質感是飯店晚宴、品牌展演，還是員工不必上台也能參與？熱鬧是樂團、抽獎，還是一套桌邊互動？
廠商資料拿得不夠，只能先猜。猜得華麗，主管可能覺得超出需求；猜得保守，又會被說沒有創意。HR 收回三份完全不同的企劃案，最後仍然無法比較。
一份好的尾牙企劃需求書，不必先替廠商把創意想完。它要做的是把公司已知條件、尚未決定的問題和評選方式放在同一張桌上。以下這份清單，就是詢價前可以先整理的版本。
需求書先解決內部共識，再交給活動公司
很多人把 brief 當成寄給廠商的附件，其實它先是一份內部文件。主管想要年度表揚，福委想要好玩，財會關心總額和付款，品牌部門在意畫面，這些期待沒有先碰面，活動公司收到的只會是幾條彼此拉扯的指令。
先開一場四十分鐘的需求會議，只處理三件事：今年尾牙最想解決什麼、哪些條件不能動、最後由誰拍板。不要急著看主題圖。只要這三題沒有答案，後面每一版提案都會回頭重做。
| 內部角色 | 會議前要準備 | 會議中要定下來 | 未定時怎麼寫 |
|---|---|---|---|
| 決策主管 | 活動目的、不可接受的方向 | 優先順序與最終決策人 | 列出兩個可選方向，不寫「都可以」 |
| HR／福委 | 人數、員工組成、去年回饋 | 參與方式與內部工作量 | 標示待確認日期與負責人 |
| 財會／採購 | 預算級距、請款與合約規範 | 報價格式、稅金與付款節點 | 提供區間及不可超過的上限 |
| 品牌／行政 | 識別素材、場地與設備現況 | 審稿輪次、素材交付與現場限制 | 說明誰會補資料，別讓廠商自行找舊檔 |
會議紀錄直接放進 brief，不必另外寫一篇漂亮前言。活動公司更需要的是「今年不安排員工強制表演」，而不是「打造共好共榮的年度盛會」。前者能影響節目與流程，後者還要再問一次。
一頁尾牙企劃需求書，至少要有這十個欄位
十個欄位看起來很多，實際寫完通常不超過兩頁。資料不完整也沒關係，清楚標成「已確定、偏好、待確認」，比留下空白好。
| 欄位 | 建議寫法 | 活動公司會拿來判斷什麼 |
|---|---|---|
| 活動背景 | 去年怎麼辦、今年為什麼調整、員工有哪些明確回饋 | 提案要延續還是換路線 |
| 主要目的 | 最多列兩項，例如年度感謝、跨部門交流或表揚 | 時間與預算應放在哪裡 |
| 日期與時段 | 一個首選、兩個備選，附可進場與必須結束時間 | 場地、設備、人力與表演檔期 |
| 地點與場地 | 城市、已訂場地或待推薦，附平面圖與設備表 | 交通、舞台、視線與進撤場 |
| 人數與組成 | 預估人數、主管與外賓、語言、跨區同仁及眷屬 | 報到、座位、主持語言與服務人力 |
| 預算級距 | 說明是否含餐飲、場租、稅金、獎品與表演 | 方案邊界及可調整項目 |
| 必留環節 | 主管致詞、頒獎、影片、抽獎、表演與合照 | 流程長度及製作需求 |
| 不要出現 | 強迫上台、酒類遊戲、敏感玩笑、過長致詞等 | 創意與主持內容的安全邊界 |
| 期待交付 | 主題、流程、主持稿、視覺、設備、人力、彩排與成果檔案 | 報價範圍和專案工時 |
| 評選方式 | 創意、可執行性、服務範圍、經驗、價格各看什麼 | 提案要回答的重點 |
預算若還沒拿到核定數字，可以先看50、100、200 人尾牙費用拆解，把餐飲、設備、人力、節目和備用金分開。只寫「請提供最優惠報價」，廠商無法判斷該做一場餐廳聚會，還是完整舞台製作。
把已確定、可調整、待確認分成三欄
brief 最難寫的時候，通常不是資料太少，而是每個人都怕先做決定。日期可能要等老闆、場地還在問、預算也只知道大概。這些情況可以如實寫，重點是廠商要知道哪裡能提方案，哪裡不能碰。
- 已確定：例如 180 至 220 人、台北市、週五晚間、必須在 21:30 前結束。提案不可假設能延長。
- 可調整：例如表演形式、舞台尺寸、互動方式和視覺風格。請廠商說明不同選擇會怎麼影響費用與流程。
- 待確認：例如主管致詞人數、頒獎名單與影片長度。後面加上確認人和日期，讓專案排程有依據。
- 需廠商建議：例如場地條件能否支援樂團、報到要分幾線。這一欄要求對方提供判斷理由，不只給結論。
同一件事不要同時出現在兩欄。若日期寫「已確定」，附件又列三個候選日，廠商很可能先幫你保留錯的資源。版本更新時，把修改日期和修改人放在首頁，寄出的檔名也要一致。
想拿到可比較的提案，三家廠商要收到同一份問題
選商文章解決的是「怎麼看廠商與報價」，這篇往前一步，處理「怎麼讓報價建立在同一套條件上」。先把需求書定稿，再設定統一收件日與提問截止日。有人私下問到的新資訊，也要同步給其他受邀廠商。
要求企劃案至少回答以下內容：
- 用一句話說明這個方案如何回應活動目的，別只放主題名稱。
- 提供完整流程輪廓，標出主管、頒獎、抽獎、表演、用餐與換場時間。
- 列出活動公司負責、公司內部負責、場地方負責的項目。
- 把設備寫到規格與數量，把現場人力寫到角色與服務時段。
- 說明報價未含項目、可能追加的條件，以及取消或改期方式。
- 提出一個刪減版本：若預算下降，先拿掉什麼，哪些項目不建議動。
- 標示公司必須在什麼日期前交付名單、影片、Logo、講稿與最終桌數。
收到報價後，再用尾牙活動公司分工與報價單檢查表核對專案窗口、彩排、保險、超時和取消條款。兩篇一起用，會比單純把總價排成高低更接近真實工作量。
用 CPI 把「有感、熱鬧、有質感」翻成可執行條件
抽象期待不能全部刪掉，它們確實代表主管對活動的想像。只是要再往下一層。希望「有感」，是想讓跨部門彼此認識，還是想讓員工看見年度成果？希望「熱鬧」，能不能接受員工上台？希望「有質感」，指的是舞台視覺、餐飲服務，還是整段流程不讓人乾等？
本玩心架構師（Play Architect）會用本玩心CPI（企業玩心指數，Corporate Play Index）把需求拆成五個維度：連結感 → 投入度 → 心流 → 記憶峰值 → 傳播力。
| CPI 維度 | 需求書可以怎麼寫 | 提案時觀察什麼 |
|---|---|---|
| 連結感 | 希望新舊部門有自然交流，不強迫個人表演 | 座位、互動與主持有沒有接住不同角色 |
| 投入度 | 員工可以選擇參與方式，也保留旁觀空間 | 方案是否只照顧外向、敢上台的人 |
| 心流 | 用餐、致詞、影片與抽獎不要互相打斷 | 流程是否留有換場、上菜與臨時調整時間 |
| 記憶峰值 | 保留一段能代表今年公司的重點內容 | 高潮是否服務目的，還是只靠高價表演 |
| 傳播力 | 需要活動後可整理的照片、影片與內部素材 | 拍攝、授權、交檔格式與日期是否列清楚 |
本玩心自 2023 年創立以來，在超過 30 場企業活動的前期會議裡反覆看到：brief 寫得清楚，創意反而比較有空間。因為團隊知道哪些地方可以大膽，哪些邊界不能踩。
還在整理團隊狀況，可以先做3 分鐘活動型態測驗；流程輪廓則可參考3 小時尾牙流程範例。抽獎規則、系統和領獎分工還沒定時，搭配前一篇的尾牙抽獎現場 SOP一起整理。廠商拿到的資料愈接近現場，提案就愈少靠猜。
常見問題 FAQ
尾牙活動企劃需求書要寫多長？
尾牙預算還沒核定，可以先找活動公司嗎？
活動公司可以幫忙寫尾牙需求書嗎？
同時找幾家尾牙活動公司提案比較合適？
資料說明
- 本文的需求書欄位、詢價流程、提案問題與 CPI 對照，為本玩心自 2023 年創立以來、超過 30 場企業活動的提案與執行經驗整理。
- 各公司採購、資訊安全、個資、保險與合約制度不同，正式詢價時仍應以公司內部規範為準。