尾牙活動公司怎麼選？外包分工與報價單檢查表
同一天收到三份尾牙報價，第一份寫「整場企劃一式」，第二份拆了四十幾列，第三份總價最低，卻沒看到彩排和現場人力。三家都說可以全包。到底要怎麼比？
很多 HR 以為自己在比較尾牙活動公司，實際上比較的是三種不同工作範圍。有人負責想流程和統籌供應商，有人只做舞台設備，有人提供主持與表演，餐廳的套裝則可能做到用餐、音響和基本主持。名稱很像，交付內容差很大。
所以這篇不列一份「推薦公司排行榜」。那種名單很快會過期，也很難替你的活動條件負責。我們把尾牙外包拆成四種合作方式，再用一張報價單檢查表，看清楚誰負責什麼、哪一項可能在活動前才追加。
先確認：你需要的是哪一種尾牙活動公司？
「找一家活動公司」聽起來像單一需求，往下追問才會發現差別。公司可能已有餐廳，只缺主持和表演；也可能場地、主題、流程、舞台全都還沒定。兩種狀況需要的團隊完全不同。
先列出內部有人能負責的工作。場地合約誰談？主管致詞和頒獎名單誰收？活動當天誰有權決定流程縮短？如果答案都是同一位 HR，整場統籌的價值就不只是「幫忙找廠商」，而是接走大量跨單位協調。
| 合作方式 | 通常負責 | 適合情況 | 容易誤會 |
|---|---|---|---|
| 整場統籌 | 主題、流程、供應商、舞台、彩排與現場執行 | 人數多、內部人力少、需要單一窗口 | 「全包」仍可能不含場租、餐飲或藝人費 |
| 製作執行 | 舞台、燈光、音響、影像與技術人員 | 公司已有企劃，只缺專業製作 | 設備商未必負責整體流程和員工互動 |
| 主持表演 | 主持人、樂團、藝人或單項節目 | 餐廳與流程已定，只要補內容 | 節目以外的串接仍由公司自己處理 |
| 場地套裝 | 宴會廳、餐飲、基本設備與既定方案 | 規模單純、希望減少供應商數量 | 方案方便，但客製流程和技術規格有限 |
把這張表拿回內部，先圈出真正需要外包的那一列。需求還沒分清楚就同時問不同類型廠商，報價自然無法放在同一條線上比較。
「整場企劃」至少要說清楚這八件事
報價單寫得長，不代表比較完整；寫得短，也不一定是在省略。關鍵是每個名詞後面，有沒有可核對的數量、規格、工時和負責人。
- 專案窗口：提案的人會不會一路跟到活動當天？現場由誰做最後決定？
- 工作範圍：主題、流程、主持稿、抽獎、頒獎、影片、表演和供應商協調，哪些包含，哪些由公司提供？
- 設備規格：舞台尺寸、螢幕或投影、音響、麥克風、燈具數量，以及技術人員是否隨場。
- 人力與工時：報到、帶位、舞台監督、後台、控台和撤場各有幾人，服務從幾點算到幾點。
- 彩排安排：場勘、技術會議、主持對稿和現場彩排是否列入，超過原定次數怎麼計費。
- 保險與安全：公共意外責任、設備安全、臨時用電和場地規範由誰確認，保額與承保範圍要能查到。
- 追加與超時：加桌、加麥克風、延長設備時間、延後撤場，各自用什麼方式計價。
- 取消與改期：遇到公司政策、場地因素或天候變動，訂金、已發生成本與改期次數如何處理。
八項不一定要全部寫成數十頁合約，但必須有地方查得到。若只在通話裡說「這個到時候再處理」，活動前一週很容易變成雙方記憶不同。
比報價時，別只盯著最後一行
總價當然重要。只是同樣寫 30 萬，一份可能含現場統籌、彩排和技術人員，另一份只含設備與節目。把總價排成高低之前，先把報價轉成同一張比較表。
| 比較欄位 | 廠商 A | 廠商 B | 廠商 C |
|---|---|---|---|
| 單一專案窗口與現場指揮 | 有／無 | 有／無 | 有／無 |
| 設備規格與使用時數 | 已列／待補 | 已列／待補 | 已列／待補 |
| 現場人力與彩排 | 已列／待補 | 已列／待補 | 已列／待補 |
| 保險、追加與取消條款 | 清楚／不清楚 | 清楚／不清楚 | 清楚／不清楚 |
| 公司仍需自行處理 | 列出項目 | 列出項目 | 列出項目 |
最後一列尤其重要。一份價格較低的報價，如果把主持稿、抽獎名單、主管對稿、現場 cue 點和供應商聯繫全留給 HR，差額其實是公司內部的人力。
要讓比較公平，三家廠商收到的 brief 也要相同。至少提供預估人數、候選日期、城市、活動目的、場地進度、希望保留的環節、不能出現的內容和預算級距。brief 不一致，報價差距多半只反映大家猜的活動不同。
看到這些寫法，先回頭問一句
有些報價不代表不能合作，只是需要多問。真正危險的是沒問，等現場才發現彼此理解不同。
- 「整場企劃一式」：請拆出交付物、會議次數、修改範圍、現場人力與供應商責任。
- 「音響設備一批」：確認規格、數量、控台人員、使用時數，還有場地方的進撤場限制。
- 「主持人含流程」：問清楚是提供主持稿，還是包含整場 run of show、各單位 cue 點和主管對稿。
- 「依現場需求追加」：追加很正常，但計價基準要先有。否則活動當天沒人敢做決定。
- 「取消費另議」：訂金、已完成設計、已訂設備和已邀約人員怎麼計算，應在簽約前留下文字。
把問題問細，不是在刁難廠商。對做事完整的團隊來說，範圍愈清楚，後面愈容易執行。
什麼時候開始找尾牙活動公司？
本玩心建議一般尾牙至少提前 12 週啟動；人數接近 200、日期落在熱門檔期，或包含大型舞台、影片與多組表演時，要再往前。這是規劃起點，不是保證任何場地或人選仍有檔期。
前四週先處理活動目的、預算級距、候選日期與合作方式；中段鎖定場地、主流程和供應商；最後才是腳本、名單、座位、影片與彩排。若一開始就只問「有沒有主持人」和「哪個表演最熱門」，最花時間的跨部門確認還是會留在後面。
本玩心架構師（Play Architect）在看提案時，會用本玩心CPI（企業玩心指數，Corporate Play Index）的五個維度確認內容：連結感 → 投入度 → 心流 → 記憶峰值 → 傳播力。好的提案不只列節目，也能說明員工怎麼進入活動、流程哪裡容易卡、哪一段值得留下。
還沒確定形式，先用3 分鐘活動型態測驗整理目的；如果正在討論今年是否要換做法，先看尾牙轉型的三條務實路線。要開始排進度時，尾牙籌備新手全攻略可以接著用；想看一般活動公司的選商問題，則搭配外包前必問的 7 個問題。預算還是一團霧，就回到不同人數的尾牙活動費用拆解，先把必要成本和體驗成本分開。
常見問題 FAQ
尾牙活動公司應該提前多久找？
尾牙活動公司報價差很多，怎麼比較？
找活動公司就不用自己處理場地和餐飲嗎？
50 人的小型尾牙也需要找活動公司嗎？
資料說明
- 本文的外包分工、報價欄位與 12 週時程，為本玩心自 2023 年創立以來、超過 30 場企業活動的接案現場整理。
- 各活動公司的服務範圍、報價方式與合約條件不同，仍應以實際書面提案與合約為準。